BW Advisory pomaga organizacjom projektować i wdrażać dojrzałe programy ochrony prywatności, dostosowane do ich potrzeb operacyjnych i regulacyjnych. Dobrze skonstruowany program ochrony prywatności integruje elementy strategiczne, operacyjne i zgodności, aby skutecznie chronić dane osobowe.

​

 

Kluczowe elementy programu ochrony prywatności

​

Globalny program ochrony prywatności składa się z kilku kluczowych elementów:

 

1. Zarządzanie i odpowiedzialność

Zaangażowanie kadry zarządzającej:
Zapewnianie wsparcia ze strony najwyższego kierownictwa, aby inicjatywy związane z ochroną prywatności były zgodne ze strategią organizacyjną.

Funkcja Ochrony Danych:

• Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych (IOD) lub równoważnej osoby odpowiedzialnej za ochronę danych.

• Utworzenie Komitetu Zarządzania Prywatnością z przedstawicielami różnych działów.

Ramy odpowiedzialności:

• Określanie ról i obowiązków związanych z zarządzaniem prywatnością.

• Ustanowienie jasnych linii odpowiedzialności w ramach jednostek biznesowych.

​

2. Zgodność i dostosowanie do regulacji

Globalna mapa regulacyjna:

• Identyfikowanie obowiązujących przepisów i regulacji, takich jak RODO, CCPA, LGPD, PIPL, PIPA, HIPPA, COPRA, COPPA.

• Ciągłe monitorowanie zmian w przepisach prawnych i regulacyjnych.

Mechanizmy zgodności:

• Opracowywanie i utrzymywanie polityk oraz procedur zapewniających zgodność z regulacjami.

• Wdrażanie mechanizmów umożliwiających transgraniczne transfery danych (np. SCC, BCR).

3. Zarządzanie danymi

Inwentaryzacja i mapowanie danych:

• Utrzymywanie kompleksowej inwentaryzacji danych osobowych, które są zbierane, przetwarzane i udostępniane.

• Mapowanie przepływów danych w celu zrozumienia działań związanych z ich przetwarzaniem i zapewnienia zgodności z regulacjami.

Minimalizacja danych:

• Ograniczanie zbierania danych do tych, które są niezbędne do uzasadnionych celów.

• Wdrażanie polityk dotyczących przechowywania danych, aby zapewnić ich terminowe usuwanie.

Jakość danych:

• Zapewnianie dokładności i integralności danych.

4. Prywatność w fazie projektowania i jako domyślne ustawienie

Integracja z procesami biznesowymi:

• Włączanie kwestii ochrony prywatności do procesu tworzenia produktów i usług (np. oceny wpływu na prywatność – Privacy Impact Assessments).

• Przeprowadzanie ocen skutków dla ochrony danych (DPIA) dla działań przetwarzania o wysokim ryzyku.

Projektowanie skoncentrowane na użytkowniku:

• Ustawianie domyślnych opcji jako najbardziej chroniących prywatność.

• Zapewnianie użytkownikom szczegółowej kontroli nad ich danymi.

5. Bezpieczeństwo i zarządzanie ryzykiem

Środki bezpieczeństwa danych:

• Wdrażanie szyfrowania, kontroli dostępu i innych zabezpieczeń technicznych.

• Zapewnianie bezpiecznego przechowywania i transmisji danych.

Reagowanie na incydenty:

• Opracowywanie i testowanie planu reagowania na naruszenia danych.

• Ustanawianie mechanizmów raportowania naruszeń danych.

Oceny ryzyka:

• Regularne ocenianie ryzyk związanych z prywatnością i bezpieczeństwem.

• Zarządzanie ryzykiem związanym z podmiotami trzecimi poprzez oceny dostawców i klauzule umowne.

6. Przejrzystość i komunikacja

Informacje o ochronie prywatności:

• Udostępnianie jasnych i zwięzłych polityk prywatności, które są dostępne dla wszystkich interesariuszy.

• Zapewnianie zgodności lokalnych informacji o ochronie prywatności z wymaganiami regionalnymi.

Zarządzanie prawami użytkowników:

• Umożliwianie korzystania z praw osób, których dane dotyczą, takich jak dostęp, korekta, usunięcie i przenoszenie danych.

• Automatyzacja procesów obsługi żądań dostępu do danych (DSAR).

Zaangażowanie interesariuszy:

• Regularne komunikowanie inicjatyw dotyczących ochrony prywatności pracownikom, klientom i partnerom.

7. Szkolenia i świadomość

Szkolenia dla pracowników:

• Regularne szkolenie pracowników z zasad ochrony prywatności, obowiązków związanych z zgodnością oraz najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa.

• Zapewnianie szkoleń dostosowanych do specyficznych ról w kluczowych obszarach, takich jak IT, HR i marketing.

Kampanie świadomościowe:

• Budowanie kultury ochrony prywatności poprzez stałe inicjatywy zwiększające świadomość.

• Podkreślanie znaczenia prywatności w codziennych działaniach operacyjnych.

8. Monitorowanie i audyt

Skuteczność programu:

• Przeprowadzanie regularnych audytów w celu oceny zgodności oraz identyfikacji obszarów wymagających poprawy.

Metryki i raportowanie:

• Definiowanie KPI dla programu ochrony prywatności (np. czas odpowiedzi na DSAR, czas reakcji na naruszenie danych).

• Raportowanie wyników liderom i interesariuszom.

Ciągłe doskonalenie:

• Wykorzystywanie wyników audytów do aktualizacji polityk, procesów i szkoleń.

• Proaktywne podejście do pojawiających się ryzyk związanych z prywatnością i zmian regulacyjnych.

9. Zarządzanie podmiotami trzecimi

Ocena dostawców:

• Weryfikowanie zgodności podmiotów trzecich ze standardami ochrony prywatności podczas procesu wdrażania.

Zabezpieczenia umowne:

• Uwzględnianie klauzul dotyczących ochrony danych w umowach z dostawcami (np. umowy DPA).

Stały nadzór:

• Monitorowanie wyników dostawców poprzez okresowe audyty i przeglądy.

10. Transgraniczne transfery danych

Zabezpieczenia prawne:

• Wdrażanie mechanizmów, takich jak Standardowe Klauzule Umowne (SCC), Wiążące Reguły Korporacyjne (BCR) lub decyzje o adekwatności.

Wymogi dotyczące lokalizacji danych:

• Zapewnianie zgodności z przepisami regionalnymi dotyczącymi rezydencji danych (np. chińskie PIPL, brazylijskie LGPD, brytyjskie GDPR, RODO).

Wsparcie technologiczne:

• Korzystanie z narzędzi do zarządzania i monitorowania zgodności transferów danych.